TekynodUI.
Votre Dolibarr,
plus proche de vos clients.

ADMINISTRATEUR DOLIBARR

01. Installer le module et préparer une mise à jour

1. Vérifiez votre environnement. Consultez la compatibilité et les prérequis du paquet sur DoliStore. Le guide décrit TekynodUI 3.0.0, dont le minimum déclaré est Dolibarr 23.0. Utilisez un navigateur récent et une connexion HTTPS.
2. Sauvegardez avant toute installation. Conservez une copie de la base Dolibarr, du dossier des documents, de la configuration et de vos modules. Privilégiez un premier essai sur une copie de votre instance.
3. Installez l’archive complète. Passez par la gestion des modules externes de Dolibarr. En déploiement manuel, copiez les deux dossiers TekynodUI et tekynoduihooks dans htdocs/custom/.
4. Activez TekynodUI. Ouvrez Configuration → Modules/Applications, recherchez TekynodUI, puis activez-le. Sa roue de configuration donne accès aux réglages.
5. Lors d’une mise à jour depuis 2.0.5, installez d’abord le nouveau ZIP complet, puis désactivez et réactivez TekynodUI pour enregistrer les tables, les droits et les onglets. Actualisez ensuite les pages ouvertes.

ADMINISTRATEUR DOLIBARR

02. Activer les rubriques utiles à votre entreprise

Dans la configuration de TekynodUI, ouvrez Portail client. Activez le portail, puis choisissez les rubriques : contrats, propositions, factures, tickets, documents partagés et gestion des contacts.

Une rubrique doit être autorisée dans TekynodUI et son module Dolibarr doit être actif lorsqu’elle en dépend. Les droits attribués à chaque compte déterminent ensuite ce qu’il peut consulter ou modifier.

1. Renseignez le nom du portail, les coordonnées utiles et son logo.
2. Vérifiez l’URL de connexion affichée dans la configuration et ouvrez-la dans une fenêtre privée.
3. Configurez les e-mails Dolibarr et les événements à notifier.
4. Activez la tâche planifiée TekynodUI pour les invitations et notifications, avec une exécution toutes les cinq minutes. Le planificateur du serveur doit également fonctionner.
5. Créez un compte client de test et vérifiez son parcours avant d’inviter vos clients.

Utiliser une adresse comme clients.votreentreprise.ch

Le champ URL personnalisée du portail indique l’adresse à utiliser pour les accès et les liens envoyés. Il ne configure pas le DNS, le certificat SSL ou le reverse proxy. Votre hébergeur doit faire pointer cette adresse vers la même installation Dolibarr et laisser accessibles les ressources et points d’entrée nécessaires à la connexion.

Vérifiez la connexion, la déconnexion, les invitations et la double authentification sur cette adresse avant sa diffusion. Une simple redirection du nom de domaine vers l’accueil Dolibarr ne suffit pas à configurer tout le parcours.

ADMINISTRATEUR DOLIBARR OU RESPONSABLE HABILITÉ

03. Inviter un contact depuis sa fiche Dolibarr

1. Ouvrez Tiers → fiche du tiers → Contacts/Adresses, puis la fiche de la personne. Le contact doit être actif, partagé, lié à cette entreprise et avoir une adresse e-mail valide.
2. Ouvrez l’onglet Accès au portail. Si celui-ci manque, vérifiez l’activation du portail, de la gestion des contacts et la réactivation du module après sa mise à jour.
3. Cochez Autoriser l’accès au portail, saisissez l’identifiant et sélectionnez Inviter par email — le client choisit son mot de passe.
4. Choisissez les droits individuels ou un modèle, puis enregistrez les accès.
5. Contrôlez le résultat de l’envoi. Le compte reste inactif jusqu’à ce que le client suive son invitation et définisse son mot de passe.

Le lien est valable 72 heures par défaut, selon la durée configurée. Aucun mot de passe en clair n’est envoyé. Définir manuellement un mot de passe initial active le compte sans invitation automatique ; le bouton natif Dolibarr de création d’utilisateur ne déclenche pas à lui seul une invitation TekynodUI.

Attribuer les bons droits

Les modèles Comptabilité, Support et Direction servent de points de départ. Vous pouvez créer vos modèles et ajuster les autorisations. Un modèle copie ses droits au moment de l’enregistrement : modifier le modèle plus tard ne modifie pas automatiquement les comptes existants.

Le rôle « Administrateur du portail »

Ce rôle donne toutes les autorisations clients de TekynodUI pour les fonctions activées. Il permet de gérer les contacts et les accès de son entreprise, si la gestion des contacts est autorisée. Ce n’est pas un compte administrateur Dolibarr. Réservez-le au responsable désigné par votre client.

Les modifications courantes des contacts, la création d’un accès et la suppression avec confirmation utilisent la session ouverte : le mot de passe et le code TOTP ne sont pas redemandés à chaque action.

Utiliser une adresse e-mail comme identifiant

TekynodUI respecte la règle de Dolibarr. Si le caractère @ est interdit, le formulaire le signale. Un administrateur peut adapter MAIN_LOGIN_BADCHARUNAUTHORIZED dans Configuration → Divers : retirer uniquement @ de la liste des caractères interdits, en conservant les autres protections. L’aide de configuration du module rappelle ce réglage.

UTILISATEUR DU PORTAIL

04. Se connecter et gérer son compte

Ouvrez le lien d’invitation reçu par e-mail, choisissez votre mot de passe, puis connectez-vous à l’URL du portail communiquée par votre fournisseur. Si plusieurs invitations ont été envoyées, utilisez la plus récente.

Le tableau de bord présente les informations de votre entreprise selon vos autorisations. Les filtres permettent de retrouver un contrat, une proposition, une facture ou un ticket.

• Mon compte : mettez à jour vos coordonnées, vos préférences de notification et, si vous y êtes autorisé, les coordonnées de votre entreprise.
• Mot de passe : utilisez le formulaire dédié. Il demande votre mot de passe actuel et applique les règles Dolibarr, avec un minimum de 12 caractères. Une nouvelle connexion est nécessaire ensuite.
• Double authentification : si TOTP2FA est installé et autorisé, activez-la depuis Mon compte, associez votre application d’authentification et confirmez avec un code. Les changements de sécurité demandent une vérification supplémentaire.
• Contacts et accès : cette rubrique est réservée à l’administrateur du portail de votre entreprise.
• Déconnexion : elle termine votre session et vous ramène à l’entrée du portail.

Installer le raccourci PWA

Sur un navigateur compatible, utilisez l’option d’installation proposée par le site ou par le navigateur. Sur iPhone/iPad, ouvrez la page dans Safari puis utilisez Partager → Sur l’écran d’accueil. L’installation disponible dépend du navigateur et des réglages PWA choisis par l’administrateur.

CLIENTS ET COLLABORATEURS

05. Consulter les documents, signer et payer

Propositions commerciales

Une proposition ouverte est en attente de votre accord. Elle n’est pas présentée comme déjà acceptée. Consultez son détail et son PDF. Si la signature en ligne est activée pour une proposition éligible et que vos droits le permettent, Signer la proposition ouvre le parcours public officiel de Dolibarr.

Factures

Retrouvez les factures et leur état de règlement. Pour une facture validée, impayée, avec un solde positif, Payer par carte apparaît si Stripe ou PayPal est activé et autorisé dans Dolibarr. Le bouton ouvre la page officielle de paiement ; les modalités et le solde sont gérés par Dolibarr et le prestataire configuré.

Contrats

Consultez les contrats publiables et les échéances disponibles. L’intégration avec Tekynod Contracts ajoute les informations de renouvellement et de préavis exposées par ce module. Les demandes de renouvellement ou de modification créent un ticket lié : elles ne modifient pas automatiquement le contrat ou sa facturation.

Aperçu et téléchargement

Utilisez Afficher pour consulter un fichier pris en charge, puis fermez l’aperçu pour revenir à la page. Le droit de téléchargement autorise aussi l’aperçu. Les PDF disposent de navigation et de zoom ; les images et les textes sont consultables. Certains formats bureautiques modernes proposent un aperçu simplifié, sans recalcul des formules ni garantie de mise en page identique.

Pour une présentation fidèle, publiez un PDF. Un format ancien, protégé, trop volumineux ou non pris en charge peut nécessiter le téléchargement. La consultation transmet le fichier au navigateur et ne constitue pas une protection contre la copie.

Publier depuis la fiche du tiers

Dans Dolibarr, ouvrez Tiers → fiche du client → Documents partagés. Un collaborateur habilité peut ajouter un fichier avec son intitulé et retirer une publication. Les clients autorisés le retrouvent dans la rubrique Documents partagés.

Partager un dossier Nextcloud avec Cloud Office

1. Activez Tekynod Cloud Office et configurez une connexion disposant des droits nécessaires.
2. Depuis Documents partagés sur le tiers, choisissez Activer le dossier partagé Nextcloud et son nom, par exemple « Documents partagés ».
3. Confirmez que ce dossier et ses sous-dossiers peuvent être consultés par les clients habilités de cette entreprise.
4. Ajoutez ou gérez vos fichiers dans ce dossier. Les ajouts, modifications, renommages et suppressions se reflètent à la prochaine ouverture ou actualisation du portail.

Les clients n’ont pas besoin de compte Nextcloud. Aucun autre dossier de l’entreprise n’est partagé automatiquement. Suspendre le partage bloque l’accès depuis le portail sans supprimer les fichiers dans Nextcloud. Une indisponibilité ou une connexion Cloud Office révoquée rend le dossier temporairement inaccessible.

CLIENTS ET SUPPORT

06. Demander une intervention et suivre un rendez-vous

Depuis le tableau de bord ou Tickets et interventions, créez une demande en décrivant votre besoin. Le formulaire enrichi permet de préciser le site, l’équipement, le contact sur place, son téléphone et vos disponibilités. La demande crée un ticket Dolibarr natif.

Échanger avec le support

Ouvrez le ticket pour lire les messages publics et ajouter une réponse. Les pièces jointes, la clôture et la réouverture dépendent de vos droits et des réglages de l’entreprise. Les notes privées du support ne sont pas affichées au client.

Côté entreprise, la fiche Ticket officielle peut afficher la conversation publique et un formulaire de réponse directe. Les collaborateurs conservent leurs droits Dolibarr et les restrictions d’accès à leurs tickets.

Confirmer un rendez-vous

Le support traite une demande d’intervention dans le panneau Informations pour l’intervention → Rendez-vous, depuis le portail interne ou la fiche Ticket officielle. Il renseigne la date et l’heure de début, les précisions publiques et, s’il le souhaite, la date et l’heure de fin.

Demander une autre date ou annuler

Pour un rendez-vous futur lié à un ticket encore ouvert, un client disposant du droit de réponse peut demander un changement de date avec un motif, ou confirmer son annulation. Une demande de changement conserve le créneau initial jusqu’à la réponse du support. Le support accepte, propose une autre date ou refuse en expliquant sa décision.

Les disponibilités saisies sont des souhaits : le module ne réserve pas automatiquement un technicien et ne vérifie pas tous les conflits d’agenda. Les tickets sans demande d’intervention enregistrée par le portail n’acquièrent pas automatiquement ce panneau de planification.

ADMINISTRATEUR ET UTILISATEURS

07. Comprendre les notifications

Activez les événements utiles dans TekynodUI et vérifiez les préférences du client dans Mon compte → Mes notifications. Les désactivations explicites et les restrictions d’e-mail Dolibarr restent respectées.

La tâche TekynodUI assure aussi les reprises. Après un échec, les notifications de messages et rendez-vous peuvent être reprises après cinq minutes ; les invitations suivent leur propre délai, d’au moins une heure, tant que le lien reste valide. Renvoyer l’invitation tente immédiatement un nouvel envoi.

Si un e-mail manque, contrôlez le diagnostic affiché, les préférences du destinataire, les adresses de secours du module Ticket, la tâche planifiée et les courriers indésirables. Une action enregistrée peut rester visible dans le portail même si son e-mail est en attente. Les changements faits directement dans l’agenda, hors des panneaux TekynodUI, ne garantissent pas tous un nouvel envoi immédiat.

ADMINISTRATEUR DOLIBARR

08. Adapter le portail à votre marque

• Logo : reprenez celui de la PWA ou importez un logo spécifique pour le portail.
• Textes : l’onglet Personnalisation permet d’adapter les textes prévus par le module, notamment « Votre espace client » et le message de bienvenue, séparément en français et en anglais.
• E-mails : personnalisez les neuf modèles : invitation, réponse publique, document disponible, statut du ticket, rendez-vous, récapitulatif et les trois notifications au support.
• Liens de menu : donnez un nom, une URL, un ordre et choisissez l’ouverture dans l’onglet actuel ou dans un nouvel onglet. Un lien peut viser tous les clients, certains tiers ou des catégories.

Les modèles d’e-mails sont en texte simple. Conservez les variables et liens obligatoires proposés par le formulaire. Utilisez l’aperçu avec des données fictives avant d’enregistrer ; il n’envoie aucun message.

Pour les rendez-vous sans fin, la variable {{appointment_details}} adapte automatiquement les dates affichées. Une flèche ou un séparateur écrit en dur dans votre propre texte restera affiché.

Les e-mails suivent la langue par défaut du destinataire dans sa fiche utilisateur, avec le repli prévu par Dolibarr. La personnalisation des modèles ne change pas les expéditeurs, les réglages SMTP ni les e-mails rédigés dans le composeur natif Dolibarr.

AVANT L’INSTALLATION

09. Compatibilité et intégrations optionnelles

Cette page documente TekynodUI 3.0.0. Le paquet actuel déclare Dolibarr 23.0 minimum et PHP 7.4 minimum. Vérifiez aussi les prérequis PHP propres à votre version de Dolibarr. La validation de référence du module a été réalisée sur Dolibarr 23.0.4 ; consultez la fiche DoliStore et la documentation du paquet pour la liste des environnements pris en charge.

Ces modules complémentaires ne sont pas inclus dans TekynodUI. Leur propre compatibilité avec votre Dolibarr doit être vérifiée. La présence d’un module ne donne aucun accès client à elle seule. Pour une autre version de SousTotal, un fork ou une personnalisation, faites contrôler l’intégration avant déploiement.

UNE EXPLOITATION SEREINE

10. Les bons réflexes

• Attribuez des comptes nominatifs et uniquement les droits nécessaires ; réservez l’administration du portail à un responsable identifié.
• Vérifiez avec deux tiers de test que chacun retrouve uniquement ses informations. Les utilisateurs d’un même tiers partagent les données autorisées de cette entreprise.
• Réservez un dossier Nextcloud spécifique aux documents destinés aux clients. Les sous-dossiers autorisés doivent également contenir uniquement des fichiers partageables.
• Testez une invitation, une réponse de ticket et une confirmation de rendez-vous après un changement d’adresse ou de configuration e-mail.
• Conservez vos sauvegardes et surveillez les erreurs de la tâche planifiée.
• Pour les documents destinés à être lus ou imprimés sans changement de mise en page, privilégiez le PDF.

Les notes privées et les brouillons commerciaux ne sont pas destinés au portail client. Un lien personnalisé vers un autre service n’accorde pas de connexion automatique à ce service. Les champs complémentaires obligatoires des tickets peuvent nécessiter une adaptation du formulaire avant d’autoriser leur création depuis le portail.